Ik kom er steeds vaker achter dat veel leerlingen verschrikkelijk druk zijn met hun huiswerk, hun verslagen, het maken van samenvattingen en nog veel meer andere zaken. En daarnaast, niet te vergeten, ook privé veel bezigheden hebben. En ik stel ze dan ook regelmatig de vraag: “hoe ga je dit straks organiseren als je op de universiteit of op het hbo zit?” Want dan gaat de hoeveelheid studiewerk bijna kwadratisch omhoog.

Het grappige is, dat dit een probleem is dat ook in heel veel organisaties bij heel veel managers speelt. En omdat ik in mijn vorige leven organisaties heb bestuurd, ben ik dit veel tegengekomen. En heb ik veel beginnend managers geleerd om dit probleem effectief aan te pakken door gebruik te maken van de Eisenhower matrix. Het lijkt mij daarom goed om deze matrix eens met jullie te delen, want deze blijkt ook prima toepasbaar te zijn in het onderwijs. Niet alleen voor leerlingen en studenten, maar ook voor docenten. In elke organisatie is er sprake van een soort van werkdruk. Maar ik heb ook geleerd dat (een deel van) deze werkdruk wordt veroorzaakt door de persoon zelf. De Eisenhower matrix is een erg simpel hulpmiddel om echt prioriteiten te stellen en direct te zien welke taken je wel moet doen en welke niet.

Dwight D. Eisenhower was president van de VS van 1953 tot 1961. Maar voordat Eisenhower president werd, was hij generaal in het leger tijdens de Tweede Wereldoorlog. In deze periode kwamen er gigantisch veel taken op hem af en moest Eisenhower vaak keuzes maken over welke taken echt belangrijk waren om op die dag op te pakken. Hij maakte daarbij steevast het onderscheid tussen urgent en belangrijk.

Urgente taken zijn taken waar tijdsdruk op staat, een deadline halen, een mail op tijd beantwoorden, een verslag op tijd inleveren, enz. Belangrijke zaken zijn onder andere taken die de kern van het onderwijs (of je werk) vormen of van belang zijn voor je continuïteit. Dat kan bijvoorbeeld zijn het maken van een compacte samenvatting of het alvast in het voren leren voor een toets. Eisenhower was daarover altijd heel duidelijk: urgente taken zijn zelden belangrijk en belangrijke taken zijn zelden urgent. De Eisenhower matrix was geboren.

En het spreekt natuurlijk voor zich dat wanneer je met deze matrix aan de slag gaat, je niet alleen de schoolse taken of werkzaamheden moet gaan beoordelen, maar ook andere zaken die je privé onderneemt (of wilt ondernemen, maar waar je nu niet aan toe komt).

1.    Belangrijk en urgent

In het eerste kwadrant zie je alle taken die zowel dringend als urgent zijn. Dat zijn vaak onregelmatige taken, incidenten en verstoringen. Taken die niet kunnen wachten en waar je tijd voor vrij moet gaan maken. Ook vind je hier soms taken die al af hadden moeten zijn. Dat betekent dat deze prioriteit moeten hebben. De truc is natuurlijk om dit kwadrant zo “leeg” mogelijk te houden en ik heb gezien dat geoefende managers en leiders dit ook prima voor elkaar krijgen. Oefening baart kunst. Gebruik je omgeving daarbij ook als reflectie. Overleg of de taken die je dringend en urgent vind ook daadwerkelijk hier horen te staan. Door het stellen van een paar kritische vragen kom je er vaak achter dat je jezelf onnodig veel druk oplegt, want er zullen zeker aan het begin taken gaan verdwijnen naar een ander kwadrant. Denk aan de woorden van Eisenhower: belangrijke taken zijn zelden urgent en urgente taken zijn zelden belangrijk!

2.    Belangrijk, niet urgent

Taken die in het tweede kwadrant staan, zijn vaak dingen die niet zoveel aandacht vragen, maar wel belangrijk zijn. Als je het gevoel hebt dat je wiskunde al prima snapt, dan moet je het natuurlijk nog wel even doornemen voordat de toets komt, maar het levert je geen druk op. Maar het zijn ook zaken die nog gepland moeten worden. Sterker nog, meeste zaken die in dit kwadrant staan, moeten nog ingepland worden. Veel leiderschapsgoeroes hebben zich hier de afgelopen decennia hun hoofden over gebroken. Een van de meest bekende, Stephen Covey, zei altijd dat je moet zorgen dat je aan de bovenkant van de matrix moet blijven werken. Maar Eisenhower heeft nog twee kwadranten geformuleerd.

3.    Niet belangrijk, wel urgent

Als het goed is, barst je van dit soort taken. Taken die niet topprioriteit hebben, maar toch op een of andere manier op je bordje liggen. Bij al deze taken moet je denken: “zijn ze wel belangrijk genoeg om uitgevoerd te worden? Wat levert het mij op?” Soms kun je ze delegeren. Vooral als je moet samenwerken met andere leerlingen. Want misschien is voor hen die taak wel belangrijk. En als dat niet zo is, is dat ook een signaal. Of heeft het maken van een samenvatting nu eigenlijk wel echt zin voor een vak als wiskunde? Wat levert het je op? Of moet je alle opdrachten wel opnieuw gaan maken voor een toets? Wat is de meerwaarde hiervan? Je zult zien dat als je hier echt kritisch naar kijkt, er heel veel taken als sneeuw voor de zon zullen verdwijnen. En de taken die er overblijven, moet je afkaderen. Dat betekent heel duidelijke grenzen stellen. Hoe lang wil ik hiermee bezig zijn en hoe ver ga ik?

4.    Niet belangrijk, niet urgent

Eisenhower had dit kwadrant gereserveerd voor taken die vaak erg leuk zijn om te doen maar totaal niet nodig zijn. Leerlingen die last hebben van uitstelgedrag bevinden zich vaak veel te lang in dit kwadrant. Ze zijn alleen maar met zaken bezig die leuk zijn om te doen, maar vergeten waar nu echt de prioriteit ligt. Deze activiteiten moet je alleen maar doen in je echte vrije tijd (die vanzelf ontstaat als je goed gebruikt maakt van deze matrix). Wees bij het invullen van dit kwadrant extreem kritisch naar jezelf en bekijk voor de grap per dag eens hoeveel tijd je hierin blijft hangen. Hoe vaak gebeurt het niet dat je even iets te lang naar YouTube kijkt of tijdens het lezen van een onderwerp op internet doorklikt en helemaal afdwaalt. Of hoeveel tijd je kwijt bent om je Instagram of je Facebook bij te werken?

De essentie

Realiseer je dat als je ergens ja tegen zegt, je tegen wat anders nee moet zeggen. Nee zeggen tegen YouTubefilmpjes bekijken is vaak ja zeggen tegen het maken van je huiswerk. Deze keuzes moet je steeds weer opnieuw maken. En je moet ze vooral bewust maken. Zo dwing je jezelf te bepalen waar nu echt je prioriteit ligt. En gebruik het ook als gespreksplaat met je ouders, mentor of studiecoach!

Maar hoe vul je nu zo’n matrix?

Het valt niet mee om deze matrix te vullen. Want je moet steeds in de spiegel blijven kijken. Neem hier dus ook de tijd voor en vraag om hulp.

Stap 1: verzamelen

  1. Pak je planning erbij
  2. Bekijk wat er vaak blijft liggen/waar je niet aan toe komt.
  3. Bedenk wat je doet als je uitstelgedrag hebt
  4. Vraag hulp als je er zelf niet helemaal uit komt!

Stap 2: ordenen

Zet de taken in de kwadranten

Stap 3: beslissingen nemen

Besluit welke taken je wel en welke je niet wilt/moet doen

Eerste kwadrant: ga daar vandaag nog mee aan de slag

Tweede kwadrant: zet deze in je agenda

Derde kwadrant: vraag je af of ze echt nuttig zijn. Schrap ze wanneer dat niet zo is en plan ze op langere termijn in als het wel zo is. Uiteindelijk moeten deze taken naar het tweede kwadrant gaan verschuiven.

Vierde kwadrant: probeer deze taken zo minimaal mogelijk te houden.

Stap 4: houd de zaag scherp

Blijf steeds weer terugkijken in je matrix en kijk of alles nog in de goede kwadranten staat, schrap taken die klaar zijn (dat geeft ook nog eens een lekker gevoel!) en schuif zo nodig taken door. Blijf aan de bovenkant van de lijn werken. Dus maak kwadrant 1 en 2 zeer belangrijk. En het liefst heb je de meeste taken in kwadrant 2 staan, want dan kun je ze in de tijd wegplannen.

En, tot slot, realiseer je dat het tijd kost om goed met de model te kunnen werken. En dat je, zeker aan het begin, om hulp zult moeten vragen. Alleen al voor de reflectie. Want leerlingen die hiermee starten hebben vaak kwadrant 1 helemaal vol staat of juist kwadrant 4 helemaal vol staan. Beide situaties zijn onwenselijk en een goede reflectie van een derde persoon kan hierbij uitkomst bieden!

Bel direct
Route